Naskah Simulasi Evaluasi Vendor

 

Sumber : www.pinterest.com

Naskah Simulasi Evaluasi Vendor

Medical Farma merupakan suatu industri farmasi yang bergerak dalam bidang produksi sediaan cair.
Dalam produksi sediaan cair diperlukan wadah berupa botol yang dapat menjaga kestabilan sediaan.
Apabila supplier botol yang telah disepakati tidak dapat menjalankan kesepakatan QAA (Quality Assurance Agreement), maka industri berhak mengganti supplier.
Maka dilakukan Audit Vendor.
Pemeriksaan botol oleh QC.
QC melaporkan kerusakan botol.
PPIC menghubungi Vendor penyuplai botol.
Tapi diabaikan.
PPIC mencoba menghubungi via e-mail.
Rapat tahunan membahas temuan inspeksi.
General Manager : Assalamuailakum wr wb.

Semua : waalaikum salam wr wb.

GM     : terimakasih kepada para menejer yang sudah menyediakan waktunya untuk mengadakan rapat tahunan yang sudah kita agendakan. Agenda rapat kali ini membahas mengenai hasil inspkesi atau temuan kita yang sudah dilakukan oleh Tim QA Tim Inspeksi yang ditanggungjawabi langsung olek Ibu Nadya. Nanti kita juga akan membahas mengenai root case analysis, bagaimana akar permasalahan dan juga kalau bisa juga corrective action atau preventive actionnya. Langsung saja kita ke Ibu Nadya bagaimana hasil temuan hasil inspeksinya kemarin yang sudah dilakukan selama berapa bulan kemarin.

Manager QA : Terimakasih Bapak Nadzir atas kesempatan yang telah diberikan. Ya saya tarik garis besar saja hasil ispeksi tahunan yang kita lakukan. Yang pertama 95% karyawan kita masih memahami CPOB, lalu pelaksanaan produksi dan pengujian juga sesuai dengan CPOB dan protab yang ada. Namun yang cukup mayor ditemukan botol yang tidak sesuai spesifikasi. Temuan ini 8% botol tidak sesuai spesifikasi seperti botol yang mengalami keretakan hingga pecah. Sehingga tidak dapat digunakan untuk mengemas produk kita.

Manager QC    : Ijin menambahkan juga dari Ibu Nadya. Berdasarkan pengujian sampling yang dilakukan oleh QC pada saat penerimaan bahan pengemas dai laporan 3 tahun ke belakang ini sudah 3 kali pengujian sampling ternayata bayak botol yang out of spesification yang hampir melebihi kesepakatan dengan vendor. Sudah saya bicarakan juga dengan pihak PPIC untuk menghubungi vendornya.

Manager PPIC : Ya Bapak. Setiap ada laporan dari bagian QC  megenai out of stock dari ampul sendiri, saya langsung coba menghubungi vendornya. Cuma sayangnya respon dari vendornya lama. Jadi  saya masih menunggu kabar dari vendornya, Pak.

General Manager : Jadi berdasarkan hasil pemaparan dari seluruh manager tadi, bahwa letak permasalahan utama atau root case analysis yang kita dapatkan adalah di vendor, karena memang sudah duhubungi bagian PPIC juga, vendor kita kecepatan tanggapannya kurang. Berdasarkan hasil dari QAA (Quality Assurance agreement) kita bersama mereka itu tidak terpenuhi. Kita kemarin seharusnya ketika pertama kali keluar out of spesification maka kita akan melakukan pergantian vendor. Jika kita pertimbangkan memang kerjasama kita bersama akan berakhir di tahun depan. Jadi langkah yang tepat kita bisa lakukan adalah pergantian vendor ataupun kita tidak melanjutkan dengan vendor yang lama, kita akan melakukan penyaringan dari vendor yang baru. Itu juga saya butuh keputusan dari teman-teman semua selaku manager apakah setuju dengan pergantian vendor itu sendiri.

Semua : setuju

General manager : ok. Untuk selanjutnya, saya meminta PPIC untuk menulis approval suplliernya, nanti dipilih 3 vendor yang paling teratas dan tolong jadwalkan untuk presentasi dari vendor itu sendiri. Oke, saya rasa itu saja hasil dari rapat kita kali ini, terimakasih atas waktu yang sudah para manager berikan dan nanti dokumen CAPA saya tunggu ya Ibu Nadya. Terimaksih, Assalamualikum wr wb.

Semua : Waalaikum Salam Wr Wb.

PPIC menghubungi vendor baru.

Presentasi vendor baru
General manager : Oke terimakasih atas waktunya, sebelumnya saya buka dulu assalamualikum wr wb.

Semua : waalaikumsalam wr wb

General manager : Oke disini kita akan mengadakan presentasi dari vendor yang sudah dijadwalkan oleh PPIC. Nanti PPIC yang akan menjelakan siapa saja yang akan melakuka presentasi terhadap perusahaan Madcraft ini.  Lngasung saja kita berikan ke PPIC.

Manager PPIC : Terimakasih kepada Bapak Nadzir. Setelah kita tinjau dari approval supplier list kemarin, kita sudah memilih 2 vendor yang memenuhi kriteria dari PT Medical Pharma. Yaitu yang pertama adalah Alpha Coorporation yang berlokasi di Jakarta Utara. Yang kedua adalah Deltha Coorporation yang berlokasi di Jawa Barat. Untuk mempersingkat waktu langsung kita persilahkan untuk presentasi.

Vendor Alpha Coorporation : Selamat siang bapak dan ibu sekalian. Pekenalkan, saya Fahmi perwakilan  dari Alpha Group, perusahaan suplier botol yang berlokasi di Jakarta Utara. Sebelumnya terimakasih kepada Medical Pharma yang telah mengundang kami untuk mempresentasikan produk botol kami. Semoga kedepannya kita bisa bekerja sama lebih lanjut. Langsung saja, saya akan jelaskan spesifikasi botol yang kita produksi. Pertama dari harga. Harga per 1000 botolnya yaitu Rp 500.000,-. Akan Tetapi ketika kita sudah bekerja sama mungkin akan ada diskon-diskon yang akan kami berikan kepada Perusahaan Madcraft Pharma. Kemudian kualitasnya yaitu berkisar 8 dari skala 10. Kemudian dalam sistem deliverinya yaitu H +4 bulan setelah bapak/ibu order. Kemudian ketepatan jumlahnya yang akan kami kirim oleh perusahaan kami, akan kami pastikan selalu tepat. Sekian presentasi dari KW Corporation. Terimakasih atas perhatiannya.

Vendor Medoch Kompanie : Selamat siang. Perkenalkan saya Ibu Kiki, perwakilan dari Medoch Kompanie. Terimakasih kepada disini karena telah mengundang kami untuk mempresentasikan produk kami. Semua produk dari perusahaan kami sudah pasti terjamin kualitasnya. Tidak perlu khawatir jika ingin memesan di perusahaan kami. Dari segi harga dari 2 peserta lain, memang kami memiliki harga yang paling tinggi, namun harga 140USD per 1000 ampul ini sangat sesuai sekali dengan kualitas yang kami berikan. Kemudian dari segi pengiriman, kami menjamin dapat mengirimkan H+3 bulan dari pemesanan. Jadi dibandingkan dengan perusahaan lain, kami memiliki pengiriman yang lebih cepat. Kemudian juga bisa dilihat dari track record perusahaan kami, setiap pengiriman yang kai berikan selalu sesuai dengan yang jumlah dipesan. Jadi teman-teman disini tidak perlu khawatir takut tidak bisa produksi. Untuk Informasi lebih lanjut teman-teman disini bisa menghubungi saya. Terimakasih atas perhatiannya. Selamat Siang.

Rapat diskusi pengganti vendor suplier botol.
General Manager : Terimaksih atas waktu yang sudah teman-teman luangkan untuk mengadakan rapat kali ini. Kita akan membahas mengenai vendor mana yang  akan kita prioritaskan berdasakna hasil dari presentasi yang sudah dilakukan tadi, oleh 2 vendor, yaitu Alpha Coorporation dan Deltha Coorporation. Saya ingin mendengar pendapat dari para Manager sekalian terkait vendor kita yang tadi. Kita mulai dari QA dulu ya. Silahkan Ibu Nadya.

Manager QA : Ya terimakasih Pak Nadzir. Menurut saya sebagai manager QA, maka saya akan lebih memilih Deltha Coorporation sebagai vendor yang memenuhi kebutuhan produksi. Karena dilihat dari kualitasnya cukup memenuhi persyaratan yang kita tentukan sebelumnya. Menurut pandangan saya seperti itu. Pak.

General Manager : Kalau pendapat dari Manager QC sendiri bagaimana Bu Devi?

Manager QC : saya juga setuju dngan Ibu Nadya, kalau dari QC selama kualitasnya bagus itu tidak masalah. Kalau dilihat dari spesifikasi masing-masing perusahaan juga deltha coorporation ini kualitasnya sudah bagus sesuai dengan spesifikasi kita.

GM : Mempertimbangkan pendapat dari masing-masing manager tadi. Memang kita masih belum menemukan titik terang terkait keputusan vendor mana yang akan kita pilih. Untuk itu sepertinya kita harus berdiskusi lebih lanjut mengenai syarat-sarat atau spesifikasi yang sudah kita tetapkan tadi.

(Rapat dipercepat)

GM : oke berdasarkan hasil diskusi kita kali ini melalui diskusi yang panjang tadi kita putuskan bahwa kita akan menginspeksi calon vendor baru kita yaitu Deltha Coorporation. Nanti saya minta tolong Ibu Nadya untuk membentuk tim inspeksinya selaku penanggung jawab. Laporannya saya tunggu untuk secepatnya. Terimakasih, saya akhiri wassalamualikum wr wb.

Auditing vendor baru yaitu Deltha Coorporation.

Manajer QC : Terima kasih, Bu Kiki, kami sudah cukup melihat-lihat. Kami mempunyai beberapa pertanyaan untuk Anda. Adakah terdapat komitmen manajemen untuk memenuhi GMP atau ISO?

Vendor Deltha Coorporation : Ya. Semua staf di pabrik ini sudah terdaftar.

Manajer QC : apakah perusahaan telah bersertifikat sesuai aturan manajemen mutu? Seperti GMP atau ISO?

Vendor Deltha Coorporation : tentu saja kami punya. Kami memiliki kepatuhan terhadap 1SO 9000, 14000, dan 10000.

Manajer QC: Pertanyaan terakhir, Apakah Anda memiliki prosedur untuk keluar dari spesifikasi dan pelaporan dan penanganan penyimpangan?

Vnedor Alibabah Group: Ya tentu saja kami punya. Dengan spesifikasi kami dan setiap bulan bahkan kami memiliki laporan tentang penyimpangan ini. Anda bisa lihat di sini.

PPIC menghubungi vendor lama untuk pemutusan kontrak. Setelah berhasil dihubungi, Madical Pharma segera melangsungkan pertemuan dengan vendor lama. Akhirnya mereka bertemu. Madcraft Pharma telah memutuskan kontrak dengan vendor lama.

Penandatangan kontrak dengan Deltha Coorporation selaku vendor suplai botol yang baru.
Sejak ditandatanganinya QAA, Medical Pharma secara resmi bekerja sama dengan Deltha Coorporation.


Naskah 2 

PT Medika Pharma merupakan suatu industri yang bergerak dalam bidang produksi sediaan sirup.

Dalam produksi sediaan tablet diperlukan wadah (botol) yang dapat menjaga kestabilan sediaan.

Apabila supplier wadah (botol) yang telah disepakati tidak dapat menjalankan kesepakatan QAA (Quality Assurance Agreement), maka industri berhak mengganti supplier.

Maka dilakukan Evaluasi Distributor atau Supplier secara rutin.

Pemeriksaan Botol oleh QC.

QC melaporkan kerusakan Botol.

PPIC menghubungi Vendor penyuplai botol via e-mail.

SCENE 1 (Ruang Kerja GM) : pengecekan hasil audit

(GM mengecek hasil audit)

(memasang ekspresi frustasi)

(memanggil QA, QC)

QA        : pagi Pak Rangga. Ada apa ya manggil saya? (senyum gugup)

QC        : misi Pak Rangga. Ada apa ya manggil saya juga? Saya gak bakal dipecatkan kan pak? (senyum gugup).

GM        : (menghela napas) Bu Nadya dan Bu Devi, kok saya gak lihat hasil evaluasi supplier kita ya di dokumen audit kita? Dan ini saya lihat, Bu Devi, jumlah sediaan jadi kita yg lolos cuma dikit. Gimana ceritanya ya?

QA: maaf pak, kalo gak salah harusnya udah masuk sih pak dari divisi Manajemen Evaluasi Vendor. Kalo belum ada saya nanti minta ke Bu Dini.

QC        : soal sediaan pak. Sediaan kita gak bermasalah kualitasnya tapi botolnya banyak yang gak lulus jadi banyak yang retur pak jadi kita kekurangan stok kemasan. (dengan nada takut)

GM        : yaudah kalian boleh balik lagi ke kerjaan kalian. Bu Nadya jangan lupa kasi saya laporan evaluasi supplier secepatnya dan jangan lupa sekalian ajak Bu Dini.

QA&QC: baik pak. Permisi. (jalan keluar ruangan)

QC        : makasih ya pak saya kira bakal dipecat (memasang muka berharap)

GM        : (tersenyum/tertawa) tenang. Engga bakal dipecat kok

SCENE 2 (Ruang kerja VEM): pencarian dokumen

QA        : (berjalan ke meja kerja VEM, mengehela napas, tertunduk lesu) Yah, dimarahin pak bos deh.

 VEM        : (sedang bekerja dengan komputer) eh kamu kenapa? Tadi kenapa sama Pak Rangga

QA        : iyanih ada masalah sama supplier botol. Tadi bos juga pesen minta dokumen evaluasi rutin vendor PT. Kami Ada Semua. Kalo udah ketemu disuruh ikut juga ke ruangan Pak Rangga.

VEM        : oh yaudah bentar dicari dulu ya dokumennya (mulai mengetik di laptop). Eh kok gak ada ya? Mesti cari manual nih di rak dokumen.

QA        : yaudah aku bantuin deh biar cepet.

QA        :(Mencari dokumen di dalam rak). Dimana sih dokumennya kok gak ada ya? Duh kalo gak ada nanti kena semprot si bos lagi nih. (mulai panik).

VEM        : iyanih gak ketemu-temu.

-5 HOURS LATER SCENE-

QA&VEM: (kelelahan)

QA        : Gak ada juga dokumennya duh gimana dong takut ketemu pak bos nih.

VEM        : kayaknya emang kita belom nge-evaluasi lagi deh soalnya dokumen terakhir itu dokumen evaluasi 2 taun yang lalu.

QA        : HAAAH? 2 taun? Pak Rangga bakal marah besar nih. Mau gak mau harus ke ruang pak Rangga sekarang

VEM        : Yah aku jadi takut nih sekarang.

QA        : mau gak mau...

SCENE 3 (Ruang Kerja GM): pembuatan dokumen evaluasi

(QA dan VEM saling dorong untuk masuk ke ruangan GM)

GM        : Siapa itu? Masuk.

QA dan VEM: permisi pak.

GM        : iya, duduk duduk. Jadi mana dokumen yang saya minta

(QA dan VEM saling pandang dan saling senggol siku)

GM        : EHEM!

VEM        : J-jadi gini pak. Ternyata kita belom evaluasi lagi supplier kita selama 2 tahun kebelakang ini.

QA        : Iya pak. Makanya tadi pas kami cari dokumennya gak ada… (menunduk takut)

GM        : apa? Jadi belom pernah dievaluasi lagi? 2 tahun? Yaudah kalian cepat bikin laporannya. Saya tunggu laporannya besok lusa karena direktur utama mau audit 3 hari lagi. (Mengurut dahi)

QA&VEM: (lesu) baik pak

SCENE 4 (Ruang kerja QA/VEM)

(QA&VEM sibuk mengetik laporan evaluasi. Sambil berkeluh-kesah)

(memperlihatkan poin-poin evaluasi)

-2 DAYS LATER SCENE-

SCENE 5 (Ruang Kerja GM): hasil evaluasi

QA&VEM mengetuk dan masuk ruangan dengan wajah pucat kelelahan

VEM        : permisi pak. Ini saya mau ngasih laporan yang bapak minta.

GM        : Ya. Bu Nadya Bu Dini silahkan masuk. Laporan apa ya?

QA        : ini laporan evaluasi supplier yang bapak minta 2 hari lalu. (Sembari tersenyum data)

GM        : OOH. Jadi gimana hasilnya? (sambil membuka-buka dokumen)

VEM        : dari hasil evaluasi yang kami kerjakan pak ternyata dari PT Kami Ada Semua itu banyak kriteria yang tidak memenuhi syarat yg tercantum di MoU kita selama 6 bulan kebelakang. Dan parahnya lagi setelah saya cek di website binfar ternyata perusahaan tersebut masuk ke daftar hitam pak sejak setahun terakhir.

GM        : wah kalo gitu harus ganti supplier ya? Yasudah kalo gitu makasih laporannya saya tanda tangan dan kalian bawa lagi ya. By-the-way muka kalian pucat kalian ngapain ajasih?

VEM&QA: kan bapak yang minta laporannya harus cepet beres pak hehe (senyum pahit, sambil keluar ruangan)

(GM menelfon Asisten Manajer PT Kami Ada Semua)

GM        : Halo, Bu Kiky, ini dari Pak Rangga dari PT Medika Pharma.

AV        : Oh Pagi Pak Rangga, ada apa nih pak?

GM        : Kira-kira bisa ketemu siang ini dengan Bu Fahmi? Ada yang pengen saya omongin terkait suplai botol bu

AV        : wah kenapa nih pak? Mau nambah jumlah order lagi nih pak? (senang)

GM        : kita bicarain pas ketemu aja ya bu di kantor saya jam makan siang.

AV        : Oke pak. Saya kabari Bu Fahmi untuk ketemu bapak jam 1. Siang Pak Rangga.

(Menyudahi telfon)

SCENE 6: pemutusan kemitraan

MV        : (Mengetuk pintu dan masuk ruangan) Siang Pak Rangga, tadi asisten saya bilang bapak mau ketemu dengan saya ya? Ada yg bisa saya bantu?

GM        : Eh Bu Fahmi silahkan duduk. Jadi gini bu, saya baru ngadain audit besar-besaran kemarin dan ternyata dari hasil audit suplai botol dari perusahaan ibu ada masalah. Botol yang dikirim banyak yang rusak dan pengirimannya lama

MV        : ah masa sih pak? Perasaan botol dari kami baik-baik aja. (tertawa)

GM        : Ini recordnya bu, silahkan dicek sendiri saya tidak mengada-ngada (tersenyum, sambil menyodorkan tumpukan dokumen)

MV        : (membaca dokumen, senyum hilang)

GM        : Dari hasil pertimbangan tim kami terkait evaluasi akhirnya memutuskan untuk melakukan putus kemitraan dengan perusahan Kami Ada Semua alasannya sudah jelas tertera. PT Kami Ada Semua tidak bisa menepati janji sesuai MoU. Jadi (sambil berdiri) saya mohon maaf krn harus memutuskan kemitraan dan hanya itu yang ingin saya sampaikan siang ini (menyodorkan tangan)

MV        : (berdiri setengah terkejut) saya yang harusnya minta maaf pak, saya tidak tau kalau perusahaan kami sudah seburuk ini. Saya akan mencoba memperbaiki performa perusahaan kami (menjabat tangan) Saya pamit. (Beranjak pergi)